WBS – kľúčový nástroj pre úspech projektu

Čo je WBS ( Work breakdown structure )? Je to hierarchická štruktúra rozdelenie prác a je to naozaj zrejme najefektívnejší spôsob, ako zrozumiteľne a pritom pomerne komplexne popísať rozsah projektu ( scope ) . Aj v prípade, že nechcete v rámci opisu rozsahu projektu nič vytvárať, WBS urobte.

Ide o hierarchický rozpad ciele projektu na jednotlivé dodávané výsledky a ďalej postupne na jednotlivé čiastkové výsledky, produkty a podprodukty až na úroveň jednotlivých pracovných balíkov, ktoré musia byť v priebehu realizácie projektu vytvorené. Každá následná úroveň reprezentuje podrobnejšie definíciu produktov projektu a zároveň zahŕňa 100% nadradeného prvku.

Slovo work je tu použité vo význame výsledok (produkt) alebo dodávka, ktorá je výsledkom úsilia, nie úsilie samotnej. Je myslená dokončená, předatelná práce, respektíve jej výsledok. WBS teda definuje, CO má byť vyprodukované, nejedná sa o definíciu procese alebo rozvrhu definujúceho AKO alebo KEDY bude ktorý výstup realizovaný.

Jednotlivé prvky WBS sú zvyčajne označované ako dodávky ( deliverables ) – jedinečné a overiteľné produkty, výsledky alebo schopnosti vykonať nejakú službu, ktoré musia byť vyprodukované za účelom dokončenie procesu, fáza alebo projektu .

WBS slúži k nájdeniu a sprehľadnenie všetkých potrebných dodávok a výsledkov potrebných k dodaniu všetkých výstupov projektu. Jedná sa o stromovú štruktúru, ktorá je predpokladom toho, že sa nezabudne na nič dôležité, a na druhej strane je poistkou, že sa nebudú vytvárať zbytočné výstupy.

Postup pre zostavenie WBS

Obvyklou technikou získanie štruktúry prác je tzv. Dekompozícia, rozpad. Postup rozpadu prebieha obvykle podľa filozofie TOP-DOWN, teda postupom od hlavných výstupov a výsledkov (dodávok), cez čiastkové výstupy a komponenty až na pracovné balíky (dodávky) na najnižšej úrovni (jednou z možností, ako s rozpadom začať, je nadväznosť na skôr vytvorený logický rámec , konkrétne na riadok výstupov).

Jednou z dôležitých otázok je, ako vykonávať dekompozíciu tak, aby bola výsledná WBS čo najprehľadnejšie a projekt s jej pomocou dobre riadil. Všeobecne môže ísť o členení podľa:

• výstupov (produktov) projektu;
• životného cyklu vývoja produktu či fáz realizácie projektu (návrh, návrh, zostavené, otestované);
• funkčných oblastí líniové organizačnej štruktúry;
• miesta výkonu prác (napr. blok elektrárne 1, blok elektrárne 2, …);
• atď.

Pritom možno vo vhodných prípadoch kombinovať tieto prístupy (avšak nie na jednej úrovni rozpade jedného nadradeného prvku!). Vždy sa snažíme nájsť všetky prvky danej úrovne, a až potom dekomponujeme úroveň ďalší, viď obr. Nižšie, na ktorom je uvedený ilustratívny príklad WBS (vzhľadom na rozsah nie sú všetky formulácie čiastkových výstupov celkom jednoznačne zákaznícky orientované, však daný princíp treba ctiť!) :

Na príklade je uvedená určitá kombinácia produktového rozpadu (výstup 1 a 2), doplneného nehmotnou dodávkou „sprevádzkované“ a pomocnou dodávkou „projekt odřízen“. Pritom všetky uvedené „produkty“ v daných formuláciách zahŕňajú nielen vec samotnú (linka, kryt) ale aj prácu, ktorá bude v súvislosti s daným predmetom vykonaná, dodaná (časť B inštalovaná pod.). Doplnením slovesá vo chýru dokonáva a trpnom rodu k vecnému produktu významne zvyšujeme informačnú hodnotu vytváranej WBS.

Obvykle býva WBS spracovaná zhruba do troch až štyroch úrovní, inak už je vhodné uvažovať o založení subprojektů – častí komplexného projektu, ktoré sú samy riadené ako menšie projekt a ktorých výstupy dohromady vytvorí výstupy vyššieho, komplexného projektu.

Kontrola správnosti WBS

Nasledujúce body Vám umožňujú skontrolovať, či ste postupovali správne:

• WBS na najnižšej úrovni obsahuje fyzicky predateľné výstupy (produkty), výsledky práce.
• Tieto pracovné balíky možno vierohodne oceniť (práca nutná na ich vytvorenie, náklady, čas).
• Zároveň sa projektový tím pohybuje na primeranej miere detailu, nie v prílišnom detaile a ani príliš všeobecne.
• Rozpracovanosť pracovných balíkov (nakoľko sú fyzicky ukončené) a postup prác, ktorými budú výstupy vyprodukované, sú merateľné.
• Možno k nim jednoznačne priradiť zodpovednosť.

Ako už bolo uvedené, súčasťou WBS môžu byť aj výsledky prác ako je testovanie, zostavenie a pod., Vrátane riadenia projektu. Aj v tomto prípade je však potrebné uvedené položky brať ako dodávky, výsledky a nie činnosti, ktoré k nim vedú! Z toho dôvodu je vhodné také prvky WBS formulovať vo chýru dokonáva a trpnom rodu (testované, zostavené atď.).