SinTrade.Company – MASTER

Účel projektu

SinTrade.Company je projekt dynamického obchodného systému pre sprostredkovanie, správu a rozvoj obchodných príležitostí, produktov, dodávateľov, zákazníkov, ponúk a spoluprác medzi viacerými stranami.

Cieľom nie je vytvoriť iba obyčajný web alebo katalóg produktov.
Cieľom je vytvoriť praktický obchodný pracovný systém, ktorý pomôže organizovať ponuky, dopyty, dodávateľské väzby, zákaznícke požiadavky, produktové dáta, cenotvorbu, komunikáciu a obchodné rozhodnutia.

Projekt má byť použiteľný najmä pre reálnu obchodnú činnosť, kde treba pružne spájať:

• dodávateľov,
• zákazníkov,
• produkty,
• materiály,
• služby,
• ponuky,
• dopyty,
• ceny,
• obchodné príležitosti,
• a rozhodnutia.

Hlavná myšlienka

SinTrade.Company má byť obchodný systém, ktorý pomáha nájsť, spracovať a uzavrieť hodnotnú obchodnú príležitosť.

Základná myšlienka:

Obchod nie je iba predaj produktu. Obchod je schopnosť správne spojiť potrebu, riešenie, dôveru, cenu, termín a zodpovednosť.

Systém má preto sledovať nielen to, čo sa predáva, ale aj:

• komu,
• prečo,
• za akých podmienok,
• od koho,
• s akým rizikom,
• s akou maržou,
• s akou logistikou,
• a s akou mierou dôvery.

Charakter projektu

SinTrade.Company je technicko-obchodný projekt.

Môže sa rozvíjať ako:

• webová platforma,
• interný obchodný systém,
• jednoduchý CRM,
• produktový katalóg,
• systém ponúk,
• dodávateľská databáza,
• zákaznícka databáza,
• obchodný portál,
• alebo kombinácia týchto vrstiev.

Projekt má rásť postupne.
Najprv má riešiť praktické obchodné potreby, až potom pridávať veľké automatizácie.

Hlavné projektové vrstvy

SinTrade.Company môže mať tieto vrstvy:

1. Dodávatelia

Evidencia dodávateľov, výrobcov, distribútorov a obchodných partnerov.

Možné údaje:

• názov subjektu,
• krajina,
• kontakty,
• zodpovedné osoby,
• sortiment,
• spoľahlivosť,
• cenové podmienky,
• dodacie podmienky,
• certifikáty,
• obchodná história,
• poznámky,
• stav spolupráce.

2. Zákazníci

Evidencia zákazníkov, odberateľov a potenciálnych klientov.

Možné údaje:

• názov subjektu,
• krajina,
• kontakty,
• typ zákazníka,
• potreby,
• dopyty,
• história komunikácie,
• cenová citlivosť,
• rozhodovacie osoby,
• obchodný potenciál,
• stav obchodnej príležitosti.

3. Produkty a materiály

Databáza produktov, materiálov alebo služieb.

Možné údaje:

• názov produktu,
• kategória,
• technické parametre,
• rozmery,
• jednotka,
• cena,
• mena,
• dodávateľ,
• dostupnosť,
• certifikácia,
• fotografie,
• prílohy,
• poznámky,
• možné použitie.

4. Dopyty

Evidencia požiadaviek zákazníkov.

Dopyt môže obsahovať:

• kto dopytuje,
• čo potrebuje,
• množstvo,
• termín,
• krajinu dodania,
• technické požiadavky,
• rozpočet,
• prioritu,
• stav spracovania,
• zodpovednú osobu,
• súvisiace ponuky.

5. Ponuky

Tvorba a evidencia obchodných ponúk.

Ponuka môže obsahovať:

• zákazníka,
• produkty,
• množstvá,
• ceny,
• zľavy,
• maržu,
• dodacie podmienky,
• platobné podmienky,
• platnosť ponuky,
• prílohy,
• stav,
• interné poznámky,
• obchodné riziká.

6. Obchodné príležitosti

CRM vrstva obchodných príležitostí.

Možné stavy:

• nový kontakt,
• predbežný záujem,
• dopyt,
• ponuka pripravená,
• ponuka odoslaná,
• rokovanie,
• schválené,
• zamietnuté,
• odložené,
• vyhraté,
• prehraté,
• archivované.

Viac krajín a jazykov

Projekt má počítať s obchodovaním vo viacerých krajinách.

To znamená potrebu riešiť:

• jazyk komunikácie,
• meny,
• DPH,
• jednotky,
• dopravné podmienky,
• právne rozdiely,
• obchodné zvyklosti,
• lokálne kontakty,
• dokumenty,
• preklady ponúk.

SinTrade.Company má byť navrhovaný tak, aby nebol od začiatku uzamknutý iba na jednu krajinu alebo jeden typ obchodu.

Mobilná práca

Systém má podporovať mobilnú prácu.

Obchod často nevzniká za stolom.
Vzniká v teréne, na stretnutí, v aute, na telefóne, pri obhliadke alebo v rýchlej komunikácii so zákazníkom.

Mobilné potreby:

• rýchlo nájsť kontakt,
• otvoriť produkt,
• pozrieť cenu,
• pridať poznámku,
• odfotiť dokument alebo produkt,
• zaznamenať dopyt,
• skontrolovať stav ponuky,
• odoslať základnú informáciu,
• pridať úlohu.

Mobilné rozhranie nemusí byť v prvej verzii dokonalé.
Musí byť však použiteľné v praxi.

CRM logika

SinTrade.Company môže postupne rásť do CRM štýlu práce.

CRM tu neznamená nafúknutý korporátny systém.
Znamená to prehľad o vzťahoch, príležitostiach a ďalších krokoch.

Dôležité otázky:

• kto je zákazník,
• čo potrebuje,
• čo sme mu sľúbili,
• čo sme mu poslali,
• čo ešte čaká,
• kto má konať,
• kedy sa treba ozvať,
• prečo sa obchod podaril alebo nepodaril.

CRM vrstva má pomáhať obchod nezabudnúť, nie človeka uväzniť v administratíve.

Produktové dáta

Produktové dáta sú základ obchodu.

Ak sú nepresné, rozbité alebo neúplné, vzniká chaos.

Produktové dáta majú byť:

• jednotné,
• overené,
• aktualizované,
• filtrované,
• použiteľné v ponuke,
• preložiteľné,
• prepojiteľné s dodávateľom,
• a použiteľné aj pre zákaznícke rozhranie.

Dôležitá zásada:

Dobrá ponuka začína dobrými dátami.

Výpočtová logika

Systém má časom podporovať výpočty.

Možné výpočty:

• nákupná cena,
• predajná cena,
• marža,
• doprava,
• balenie,
• DPH,
• zľava,
• minimálne množstvo,
• jednotková cena,
• celková cena,
• kurz meny,
• riziková prirážka,
• sprostredkovateľská odmena.

Výpočty musia byť transparentné.
Obchodník musí vidieť, z čoho cena vznikla.

Cenotvorba

Cenotvorba má byť pružná, ale nie chaotická.

Systém môže počítať s rôznymi cenovými úrovňami:

• nákupná cena,
• základná predajná cena,
• partnerská cena,
• individuálna cena,
• množstevná cena,
• projektová cena,
• jednorazová ponuková cena.

Dôležité je vedieť, kedy a prečo bola cena upravená.

Marža a sprostredkovanie

SinTrade.Company môže slúžiť aj ako systém sprostredkovania obchodu.

Preto treba sledovať:

• kto priniesol príležitosť,
• kto našiel dodávateľa,
• kto komunikoval so zákazníkom,
• kto nesie riziko,
• kto má nárok na províziu,
• z čoho sa provízia počíta,
• kedy vzniká nárok,
• kedy sa vypláca.

Toto sú citlivé veci.
Musia byť jasné ešte pred uzavretím obchodu.

Dokumenty a prílohy

Obchod potrebuje dokumenty.

Systém môže evidovať:

• cenové ponuky,
• objednávky,
• faktúry,
• technické listy,
• certifikáty,
• fotografie,
• výkresy,
• dodacie listy,
• zmluvy,
• prepravnú dokumentáciu,
• e-mailové potvrdenia.

Dokumenty musia byť ľahko priraditeľné ku klientovi, dodávateľovi, produktu, dopytu alebo ponuke.

Správca súborov

Projekt SinTrade.Company prirodzene súvisí s projektom Správca súborov.

Obchodný systém potrebuje bezpečne pracovať so súbormi:

• prílohy k ponukám,
• dokumenty dodávateľov,
• súbory od zákazníkov,
• veľké technické dokumenty,
• fotografie,
• cenové tabuľky,
• zmluvy,
• exporty.

Súbory musia byť:

• organizované,
• prístupné správnym osobám,
• chránené,
• verzované alebo aspoň jasne označené,
• a prepojiteľné s obchodným prípadom.

Úlohy a zodpovednosti

Systém má umožniť evidovať úlohy.

Príklady:

• zavolať zákazníkovi,
• vyžiadať cenu od dodávateľa,
• pripraviť ponuku,
• overiť dopravu,
• preložiť technický list,
• skontrolovať maržu,
• poslať pripomienku,
• uzavrieť obchod,
• archivovať prípad.

Každá úloha má mať:

• názov,
• zodpovednú osobu,
• termín,
• stav,
• prioritu,
• väzbu na obchodný prípad.

Workflow obchodu

Základný obchodný tok môže vyzerať takto:

1. vznikne kontakt alebo dopyt,
2. systém zaeviduje potrebu,
3. nájdu sa vhodní dodávatelia alebo produkty,
4. vyžiadajú sa ceny,
5. pripraví sa kalkulácia,
6. vytvorí sa ponuka,
7. ponuka sa odošle zákazníkovi,
8. prebehne rokovanie,
9. obchod sa uzavrie alebo zamietne,
10. výsledok sa zaznamená,
11. skúsenosť sa použije pre ďalšie obchody.

Stavy obchodného prípadu

Možné stavy:

• nový,
• čaká na doplnenie,
• hľadá sa dodávateľ,
• čaká na cenu,
• kalkulácia,
• ponuka pripravená,
• ponuka odoslaná,
• rokovanie,
• schválené,
• zamietnuté,
• vyhraté,
• prehraté,
• zrušené,
• archivované.

Stavy musia byť jednoduché.
Ak ich bude priveľa, systém sa utopí v kliknutí.

Používateľské roly

Možné roly:

• administrátor,
• obchodník,
• produktový správca,
• dodávateľ,
• zákazník,
• partner,
• externý spolupracovník,
• účtovník,
• sklad / logistika.

Každá rola má mať len tie práva, ktoré potrebuje.

Dôležitá zásada:

Obchodný systém má chrániť informácie podľa zodpovednosti človeka.

Bezpečnosť a súkromie

SinTrade.Company bude pracovať s citlivými obchodnými údajmi.

Treba chrániť:

• kontakty,
• ceny,
• marže,
• ponuky,
• zmluvy,
• dodávateľské podmienky,
• osobné údaje,
• obchodné stratégie,
• interné poznámky.

Bezpečnostné zásady:

• prístup podľa rolí,
• silné prihlasovanie,
• zálohovanie,
• ochrana súborov,
• logovanie dôležitých zmien,
• oddelenie interných a externých údajov,
• opatrnosť pri verejnom zobrazení cien.

Technologický smer

Projekt môže byť postavený na WordPress alebo inom webovom základe, podľa aktuálnych možností a potrieb.

Možné smery:

• WordPress plugin,
• vlastné CPT a taxonómie,
• vlastné databázové tabuľky,
• admin rozhranie,
• front-end portál,
• REST API,
• PWA prvky,
• exporty,
• integrácia so Správcom súborov.

Dôležitá zásada:

Technológia má slúžiť obchodnému toku, nie ho komplikovať.

WordPress architektúra

Ak sa projekt rozvíja vo WordPresse, treba od začiatku rozlišovať, čo patrí do:

• custom post typov,
• taxonómií,
• vlastných databázových tabuliek,
• nastavení,
• používateľských rolí,
• šablón,
• krátkych kódov alebo blokov,
• REST API,
• exportov.

Nie všetko patrí do postov.
Obchodné dáta s množstvom väzieb môžu vyžadovať vlastné tabuľky.

MVP – prvá verzia

Prvá verzia má riešiť najmenší prakticky použiteľný obchodný tok.

MVP môže obsahovať:

• evidenciu dodávateľov,
• evidenciu zákazníkov,
• evidenciu produktov,
• evidenciu dopytov,
• jednoduché ponuky,
• základné stavy,
• poznámky,
• prílohy,
• jednoduchý výpočet ceny,
• export ponuky do PDF alebo e-mailu,
• základné úlohy.

Cieľ MVP:

Overiť, či systém pomáha rýchlejšie, prehľadnejšie a bezpečnejšie spracovať reálny obchodný prípad.

Budúce moduly

Možné budúce moduly:

• rozšírené CRM,
• klientsky portál,
• dodávateľský portál,
• automatické ponuky,
• cenové hladiny,
• viac mien,
• viac jazykov,
• produktové importy,
• cenové importy,
• skladové údaje,
• logistika,
• provízie,
• zmluvy,
• podpisovanie,
• workflow schvaľovania,
• API integrácie,
• analytika obchodov,
• dashboard,
• notifikácie,
• napojenie na účtovníctvo,
• napojenie na Správcu súborov.

Prepojenie s ACONIS

SinTrade.Company môže byť prepojený s projektom ACONIS, najmä v oblasti procesného modelovania a obchodnej architektúry.

ACONIS môže pomôcť:

• popísať obchodné procesy,
• modelovať AS IS / TO BE / WHAT IF,
• definovať role,
• navrhnúť workflow,
• analyzovať riziká,
• pripraviť systémovú architektúru.

Prepojenie so Solution Architect

Projekt prirodzene patrí aj do rámca Solution Architect.

Pre SinTrade.Company je potrebné riešiť:

• potreby používateľov,
• dátový model,
• obchodné procesy,
• integračné body,
• bezpečnosť,
• škálovanie,
• fázy vývoja,
• MVP,
• a hranice medzi tým, čo je web, CRM, katalóg a obchodný systém.

Solution Architect vrstva má strážiť, aby projekt nerástol chaoticky.

Prepojenie so Správcom súborov

Správca súborov je pre SinTrade.Company dôležitý najmä pri:

• prílohách ponúk,
• veľkých dokumentoch,
• technických listoch,
• zmluvách,
• dodávateľských podkladoch,
• súboroch pre zákazníkov,
• bezpečnej výmene dokumentov.

V budúcnosti môže byť Správca súborov samostatný modul alebo spoločná služba pre viac projektov.

Prepojenie s TOPTOUR a Jarmokom

SinTrade.Company môže mať väzby aj na ďalšie projekty.

TOPTOUR

Možné väzby:

• obchodní partneri,
• dodávatelia služieb,
• ponuky,
• zákazníci,
• sprostredkovanie,
• hodnotenie partnerov.

Jarmok

Možné väzby:

• dôvera,
• kontrakty,
• metrika osohu,
• finančné a nefinančné plnenia,
• reputácia,
• komunitné obchodovanie.

Princípy verejnej komunikácie

Pri verejnej prezentácii možno SinTrade.Company komunikovať ako:

• obchodný systém,
• platformu pre sprostredkovanie obchodu,
• nástroj pre správu ponúk a dopytov,
• systém pre dodávateľov a zákazníkov,
• obchodnú pracovnú platformu,
• B2B digitálne jadro.

Nevhodné je sľubovať:

• automatický zisk,
• obchod bez rizika,
• univerzálne riešenie pre všetko,
• náhradu obchodníka,
• dokonalý CRM systém hneď od prvej verzie.

Odporúčané podčlánky

Postupne vytvoriť alebo doplniť:

• SinTrade.Company – MVP
• Dodávatelia
• Zákazníci
• Produkty a materiály
• Dopyty
• Ponuky
• Obchodné príležitosti
• Cenotvorba
• Marža a provízie
• Výpočtová logika
• Dokumenty a prílohy
• Úlohy a workflow
• Používateľské roly
• Bezpečnosť a súkromie
• WordPress architektúra
• Dátový model
• Prepojenie so Správcom súborov
• Prepojenie s ACONIS
• Prepojenie so Solution Architect
• Verejná komunikácia SinTrade.Company

Stav dokumentu

Tento článok je hlavný MASTER dokument projektu SinTrade.Company.

Slúži ako rozcestník, pracovná mapa a základná definícia smeru projektu.

Nie je finálnou technickou špecifikáciou, obchodným plánom ani kompletným CRM návrhom.
Je to živý pracovný dokument, ktorý sa bude dopĺňať podľa reálnych obchodných potrieb, technických možností, prvých prototypov, používateľskej skúsenosti a rozhodnutí o ďalšej architektúre.

Cieľom projektu je vytvoriť obchodný systém, ktorý pomôže premieňať dopyty, ponuky, produkty, kontakty a dôveru na reálne obchodné príležitosti s jasnou zodpovednosťou, cenou a osohom.